Förmåner i anställningen: skatt, avtal och valmöjligheter

Förmån – ersättning utanför lönekuvertet

En förmån är helt enkelt ersättning i annan form än pengar. I stället för att enbart betala lön kan arbetsgivaren ge den anställda något annat av värde: en tjänst, en vara eller en nyttighet som hör till anställningen. Skatteverket beskriver det som att arbetsgivaren kan ge sin anställda ersättning i annan form än pengar, och att den ersättningen kallas förmån.

Det är arbetsgivaren som avgör om en förmån ska erbjudas. Den behöver alltså inte vara en rättighet enligt lag eller kollektivavtal, utan kan ingå i det erbjudande arbetsgivaren bygger in i anställningen. Många arbetsgivare kombinerar rena lönebelopp med ett antal förmåner för att kunna erbjuda något utöver kontant lön.

Huvudregeln är att en förmån är skattepliktig om det inte särskilt har reglerats att den är skattefri. Det är ordningen som gäller enligt verksamt.se: en förmån är skattepliktig om det inte särskilt reglerats att den är skattefri. Utgångspunkten är därför att förmånen ska beskattas, och undantagen måste vara uttryckliga.

Skattepliktig eller skattefri? Huvudregeln och undantagen

När en förmån diskuteras är den praktiska frågan oftast: är den skattepliktig eller skattefri? Eftersom huvudregeln är att förmåner är skattepliktiga om de inte uttryckligen är undantagna, bör man först undersöka om förmånen finns bland undantagen – och först därefter utgå från att den är skattefri.

Skatteverket lyfter fram friskvårdsförmån som ett exempel på en skattefri förmån. Andra förmåner är i stället skattepliktiga, och bland dem nämner Skatteverket bilförmån och kostförmån. Att just de två lyfts fram är ingen slump: de är vanliga i anställningar och värderas schablonmässigt i stället för utifrån en individuell bedömning av marknadsvärdet.

Konsekvenserna skiljer sig beroende på vilken kategori förmånen hamnar i. En skattepliktig förmån ska tas upp till beskattning och hanteras av arbetsgivaren, medan en skattefri förmån kan erbjudas utan att beskattas hos den anställda. Klassificeringen är därför en av de viktigaste bedömningarna innan en förmån införs i ett avtal.

Skattepliktig vs skattefri förmån – jämförelse

Marknadsvärde, schablonvärde och årlig justering

Enligt Skatteverket ska skattepliktiga förmåner värderas till marknadsvärdet, det vill säga den kostnad den anställda skulle få betala för motsvarande vara eller tjänst. Marknadsvärdet mäter alltså vad förmånen är värd för den anställda, inte vad den har kostat arbetsgivaren.

Vissa förmåner ska i stället värderas schablonmässigt. Skatteverket nämner bilförmån och kostförmån som exempel. För dem görs ingen fri bedömning av marknadsvärdet i det enskilda fallet, utan värdet följer en schablon. Det är därför viktigt att ta reda på vilken metod som gäller för just den förmån man planerar att erbjuda.

Förmånsvärden varierar mellan åren. Skatteverket framhåller att värdet därför måste beräknas på nytt för varje kalenderår. Ett värde som stämde förra året behöver inte vara korrekt i år, och arbetsgivaren bör ha en återkommande rutin för att se över och räkna om förmånsvärdena inför varje nytt kalenderår.

Vanliga förmåner i svensk anställning – värderingsmetod

Arbetsgivarens ansvar: avgifter och skatteavdrag

Ger arbetsgivaren en anställd en skattepliktig förmån ska arbetsgivaren betala arbetsgivaravgifter och göra skatteavdrag på förmånens värde. Det är alltså det beräknade förmånsvärdet – inte något annat belopp – som ligger till grund för både avgifterna och skatteavdraget.

En viktig begränsning gäller: skatteavdrag kan bara göras om arbetsgivaren samtidigt betalar ut kontant ersättning. Enbart en förmån, utan samtidig kontant lön, ger alltså inte utrymme för skatteavdrag. Detta är en praktisk detalj som påverkar både lönehanteringen och hur förmåner kan kombineras med kontant lön.

För den anställda innebär det att en skattepliktig förmån inte är ”skattefri” bara för att inga pengar betalas ut. Värdet räknas som inkomst, och arbetsgivaren ansvarar för att redovisa och betala in rätt belopp. Rutiner för förmåner bör därför kopplas till löneprocessen, så att förmånsvärdet finns med i underlaget för arbetsgivaravgifter och skatteavdrag varje gång lön betalas ut.

Betalning och nettolöneavdrag – så betalar den anställda

En anställd kan betala för en skattepliktig förmån, och då minskar förmånens värde i motsvarande mån. Skatteverket anger att det för att räknas som betalning till arbetsgivaren krävs antingen en verklig betalning eller att den anställda betalar av sin nettolön.

Betalningen behöver inte gå direkt till arbetsgivaren. Skatteverket ger exemplet att om en anställd med bilförmån själv betalar en reparation till en bilverkstad, räknas även det som betalning för förmånen. Betalningen kan alltså ske indirekt, så länge den avser förmånen och den anställda betalar med egna medel.

Ett nettolöneavdrag innebär att den anställda betalar för en skattepliktig förmån med sin nettolön, det vill säga lön efter skatteavdrag. Om den anställda betalar för förmånen från sin nettolön under samma kalenderår, ska arbetsgivaren räkna av betalningen från förmånsbeloppet.

Motsatsen – bruttolöneavdrag – räknas inte som betalning. Den som vill att förmånsvärdet ska minska till följd av en betalning måste därför se till att betalningen sker med beskattade medel, antingen direkt eller genom nettolöneavdrag, och att den dokumenteras i löneunderlaget.

Retroaktiv betalning för delägare i aktiebolag

En anställd delägare i ett aktiebolag som under året haft en skattepliktig förmån, till exempel bilförmån, kan i slutet av året göra en retroaktiv betalning av förmånen. Delägaren tar då ut ett extra lönebelopp och gör sedan nettolöneavdrag som betalning för årets förmån.

För att en retroaktiv betalning ska minska förmånsvärdet krävs enligt Skatteverket att vissa förutsättningar är uppfyllda. Betalningen måste ske före årets utgång. Den ska göras med den anställdas skattade pengar, och bruttolöneavdrag räknas inte som betalning.

För att arbetsgivaren inte ska göra skatteavdrag från den extra löneutbetalningen krävs att den anställda har ansökt hos Skatteverket och fått ett beslut om ändring av preliminär A-skatt, det vill säga jämkning. Normalt har skatteavdrag redan gjorts löpande under året på förmånsvärdet, om kontant lön betalats ut samtidigt som den anställda fått förmånen.

Därefter ska arbetsgivaren rätta tidigare lämnade arbetsgivardeklarationer och redovisa 0 kr i ruta 013 på individuppgiften, så att det framgår att den anställda haft förmån hela året men att förmånen är betald. Retroaktiv betalning är alltså inte bara en fråga om löneutbetalning – den kräver också administrativ rättning i efterhand.

Hantering av retroaktiv betalning för delägare

Valmöjligheter och praktisk översyn

För arbetsgivaren handlar valmöjligheterna i grunden om tre saker: att välja vilka förmåner som ska erbjudas, att avgöra om de är skattefria eller skattepliktiga och att bestämma hur en skattepliktig förmån ska hanteras ekonomiskt. Skattefria förmåner, som friskvårdsförmån, kan erbjudas utan beskattning hos den anställda. Skattepliktiga förmåner, som bil- och kostförmån, kräver värdering, arbetsgivaravgifter och skatteavdrag.

Även för den anställda finns valmöjligheter. Genom verklig betalning eller nettolöneavdrag kan den anställda betala för en skattepliktig förmån, och betalningen räknas av från förmånsbeloppet under samma kalenderår. För en delägare i aktiebolag kan en retroaktiv betalning före årets utgång minska årets förmånsvärde, under de förutsättningar som Skatteverket anger.

Praktisk checklista för avtal och administration:

• Bestäm vilken förmån som ska erbjudas och skriv in den i anställningsavtalet eller i en separat förmånspolicy, med en tydlig beskrivning av vad förmånen omfattar.

• Klassificera förmånen: är den skattefri enligt reglerna eller skattepliktig? Utgå från att den är skattepliktig om den inte uttryckligen är undantagen.

• Bestäm värderingsmetod: marknadsvärde eller schablonvärde beroende på förmånens art, och räkna om värdet inför varje nytt kalenderår.

• Lägg in förmånsvärdet i löneprocessen så att arbetsgivaravgifter och skatteavdrag hanteras, och kontrollera att kontant ersättning betalas ut samtidigt när skatteavdrag ska göras.

• Dokumentera all betalning från den anställda – verklig betalning eller nettolöneavdrag – och kom ihåg att bruttolöneavdrag inte räknas som betalning.

• Vid retroaktiv betalning för delägare: kontrollera att betalningen sker före årets utgång, att jämkning finns och att arbetsgivardeklarationer rättas i efterhand.