Förmåner i anställningen: skatt, avtal och valmöjligheter

Förmån i anställningen – ersättning utanför lönekuvertet

En förmån är ersättning i annan form än pengar. Arbetsgivaren kan ge den anställda en tjänst, en vara eller en nyttighet av värde som hör till anställningen. Skatteverket kallar sådan ersättning för förmån.

Skatt, avtal och valmöjligheter är de tre perspektiv som styr arbetet med anställningsförmåner. Skatten avgör om förmånen är skattepliktig eller skattefri och hur värdet beräknas. Avtalet eller policyn bestämmer vad som gäller, och valmöjligheterna rör betalning och lönehantering.

Arbetsgivaren avgör om en förmån ska erbjudas. Den behöver inte vara en rättighet enligt lag eller kollektivavtal utan kan ingå i erbjudandet. Många kombinerar lön med förmåner för att ge något utöver kontant lön.

Förmånstyper som Skatteverket nämner är bland annat friskvårdsförmån, personalrabatt, bilförmån och kostförmån. Friskvårdsförmån kan vara skattefri, medan bil- och kostförmån är skattepliktiga.

Kontrollera den aktuella förmånen mot Skatteverkets vägledning innan den skrivs in i ett avtal.

Innan förmånen erbjuds måste arbetsgivaren bestämma om den ska regleras i anställningsavtalet eller i en separat förmånspolicy. Avtalet eller policyn bör beskriva vad förmånen omfattar.

Där bör också framgå om förmånen är skattepliktig eller skattefri enligt Skatteverkets regler, hur värdet beräknas och hur arbetsgivaravgifter och skatteavdrag hanteras.

Huvudregeln: en förmån är skattepliktig om inget särskilt säger att den är skattefri. verksamt.se formulerar samma sak. Utgångspunkten är beskattning; undantagen måste vara uttryckliga.

Beskattningen hänger inte på att anställningen består. Förmånen beskattas även om den anställda får ersättningen efter att anställningen har upphört.

Skattepliktig eller skattefri? Huvudregeln och undantagen

Frågan är oftast: skattepliktig eller skattefri? Utgå inte från skattefrihet. Kontrollera först om förmånen omfattas av ett uttryckligt undantag.

Förmåner som en person får med anledning av en tjänst är skattepliktiga om de inte är undantagna. Undantagen måste alltså vara uttryckliga och gå att peka ut för varje enskild förmån.

Skatteverket lyfter fram friskvårdsförmån som exempel på skattefri förmån. Friskvårdsbidraget är skattefritt upp till 5 000 kronor per år, om alla i personalen får samma belopp och samma villkor (skatteverket.se). Bilförmån och kostförmån är i stället skattepliktiga och värderas schablonmässigt i stället för efter marknadsvärde.

Konsekvenserna skiljer sig efter kategori. En skattepliktig förmån tas upp till beskattning och hanteras av arbetsgivaren. En skattefri förmån kan erbjudas utan beskattning hos den anställda. Klassificeringen är därför en av de viktigaste bedömningarna innan förmånen skrivs in i ett avtal.

Personalrabatt kan vara skattefri. Den är inte skattepliktig om varan eller tjänsten ingår i säljarens ordinarie utbud och rabatten uppfyller vissa ställda krav.

Även andra förmåner prövas mot undantagen. Utgångspunkten är att förmåner är skattepliktiga om de inte är undantagna.

För avtalet eller policyn innebär klassificeringen att det måste framgå om förmånen är skattepliktig eller skattefri. Det styr om arbetsgivaren ska betala arbetsgivaravgifter och göra skatteavdrag på förmånens värde.

Marknadsvärde, schablonvärde och årlig justering

Skattepliktiga förmåner ska enligt Skatteverket värderas till marknadsvärdet. Det är den kostnad den anställda skulle få betala för motsvarande vara eller tjänst. Marknadsvärdet mäter värdet för den anställda, inte arbetsgivarens kostnad.

Huvudregeln vid värdering av förmåner är marknadsvärdet. Schablonvärdena är undantag som gäller bestämda förmånstyper.

Vissa förmåner värderas schablonmässigt. Skatteverket nämner bilförmån och kostförmån. För dem görs ingen fri bedömning av marknadsvärdet i det enskilda fallet; värdet följer en schablon. Ta reda på vilken metod som gäller för just den förmån du planerar att erbjuda.

För bil- och kostförmån används schablonvärden i stället för en fri bedömning av marknadsvärdet i det enskilda fallet.

Förmånsvärden varierar mellan åren. Skatteverket framhåller att värdet måste beräknas på nytt för varje kalenderår. Ett värde som stämde förra året är inte säkert korrekt i år. Arbetsgivaren bör ha en återkommande rutin för översyn och omräkning inför varje nytt kalenderår.

Avtalet eller policyn bör ange vilken värderingsmetod som gäller: marknadsvärde eller schablonvärde. För bil- och kostförmån används schablon. Värdet ska räknas om för varje kalenderår, och rutinen bör vara dokumenterad.

Arbetsgivarens ansvar: avgifter och skatteavdrag

Ger arbetsgivaren en anställd en skattepliktig förmån ska arbetsgivaren betala arbetsgivaravgifter och göra skatteavdrag på förmånens värde. Det beräknade förmånsvärdet ligger till grund för både avgifterna och skatteavdraget – inte något annat belopp.

Den som ger ut avgiftspliktig ersättning ska betala arbetsgivaravgifter enligt 2 kap. 1 § socialavgiftslagen (SAL). Lagtexten ger exempel: löner, arvoden och förmåner.

Skatteavdrag kan bara göras om arbetsgivaren samtidigt betalar ut kontant ersättning. Enbart en förmån, utan samtidig kontant lön, ger alltså inte utrymme för skatteavdrag. Det påverkar lönehanteringen och hur förmåner kan kombineras med kontant lön.

En skattepliktig förmån är inte skattefri bara för att inga pengar betalas ut. Värdet räknas som inkomst, och arbetsgivaren ansvarar för att redovisa och betala in rätt belopp. Rutiner för förmåner bör därför kopplas till löneprocessen, så att förmånsvärdet finns med i underlaget för arbetsgivaravgifter och skatteavdrag varje gång lön betalas ut.

Inkomst av anställning är enligt Skatteverket underlag för PGI.

Avtalet eller policyn bör reglera hur förmånen kombineras med kontant lön. Skatteavdrag kräver samtidig kontant ersättning. Rutinen bör även ange att förmånsvärdet ingår i underlaget varje gång lön betalas ut.

Betalning och nettolöneavdrag – så betalar den anställda

En anställd kan betala för en skattepliktig förmån, och då minskar förmånens värde i motsvarande mån. Enligt Skatteverket krävs antingen en verklig betalning eller att den anställda betalar av sin nettolön för att det ska räknas som betalning till arbetsgivaren.

Betalningen behöver inte gå direkt till arbetsgivaren. Om en anställd med bilförmån själv betalar en reparation till en bilverkstad, räknas även det som betalning för förmånen. Betalningen kan ske indirekt, så länge den avser förmånen och den anställda betalar med egna medel.

Nettolöneavdrag innebär att den anställda betalar en skattepliktig förmån med nettolön, det vill säga lön efter skatteavdrag. Om betalningen sker från nettolön under samma kalenderår ska arbetsgivaren räkna av den från förmånsbeloppet.

Ett bruttolöneavdrag godtas inte som betalning och minskar inte det skattepliktiga förmånsvärdet (Skatteverket). Den som vill att förmånsvärdet ska minska måste betala med beskattade medel, direkt eller genom nettolöneavdrag, och få betalningen dokumenterad i löneunderlaget.

För den anställda är verklig betalning och nettolöneavdrag de val som minskar förmånsvärdet. Avtalet eller policyn bör reglera att betalningen dokumenteras i löneunderlaget och att bruttolöneavdrag inte godtas.

Retroaktiv betalning för delägare i aktiebolag

En anställd delägare i ett aktiebolag som under året haft en skattepliktig förmån, till exempel bilförmån, kan i slutet av året göra en retroaktiv betalning av förmånen. Delägaren tar då ut ett extra lönebelopp och gör sedan nettolöneavdrag som betalning för årets förmån.

För att en retroaktiv betalning ska minska förmånsvärdet krävs enligt Skatteverket vissa förutsättningar. Betalningen måste ske före årets utgång. Den ska göras med den anställdas skattade pengar. Bruttolöneavdrag uppfyller inte kravet.

För att arbetsgivaren inte ska göra skatteavdrag från den extra löneutbetalningen krävs att den anställda har ansökt hos Skatteverket och fått ett beslut om ändring av preliminär A-skatt, det vill säga jämkning. Normalt har skatteavdrag redan gjorts löpande under året på förmånsvärdet, om kontant lön betalats ut samtidigt som den anställda fått förmånen.

Därefter ska arbetsgivaren rätta tidigare lämnade arbetsgivardeklarationer och redovisa 0 kr i ruta 013 på individuppgiften. Då framgår att den anställda haft förmån hela året men att förmånen är betald. Retroaktiv betalning kräver alltså även administrativ rättning i efterhand, inte bara en löneutbetalning.

För delägaren är den retroaktiva betalningen en valmöjlighet före årets utgång. Den anställda behöver ansöka hos Skatteverket och få ett beslut om ändring av preliminär A-skatt (jämkning) för att arbetsgivaren inte ska göra skatteavdrag från den extra löneutbetalningen. Rutinen kräver rättning av arbetsgivardeklarationen i efterhand, där ruta 013 ska visa 0 kronor.

Valmöjligheter och avtal – praktisk checklista

För arbetsgivaren handlar valmöjligheterna om tre saker: att välja vilka förmåner som ska erbjudas, att avgöra om de är skattefria eller skattepliktiga och att bestämma hur en skattepliktig förmån ska hanteras ekonomiskt. Skattefria förmåner, som friskvårdsförmån, kan erbjudas utan beskattning hos den anställda. Skattepliktiga förmåner, som bil- och kostförmån, kräver värdering, arbetsgivaravgifter och skatteavdrag.

Även för den anställda finns valmöjligheter. Genom verklig betalning eller nettolöneavdrag kan den anställda betala för en skattepliktig förmån, och betalningen räknas av från förmånsbeloppet under samma kalenderår. För en delägare i aktiebolag kan en retroaktiv betalning före årets utgång minska årets förmånsvärde, under de förutsättningar som Skatteverket anger.

För arbetsgivaren är valet av förmån, klassificering och värderingsmetod centralt. För den anställda handlar valen om verklig betalning, nettolöneavdrag eller retroaktiv betalning för delägare. Avtalet eller policyn bör dokumentera dessa val.

Avtalet eller policyn bör vara tydlig med vilka val som finns och vem som ansvarar för värdering, lönehantering och dokumentation.

Praktisk checklista för avtal och administration:

• Bestäm vilken förmån som ska erbjudas. Skriv in den i anställningsavtalet eller i en separat förmånspolicy, med en tydlig beskrivning av vad förmånen omfattar.

• Låt avtalet eller policyn ange förmånens omfattning, om den är skattepliktig eller skattefri, vilken värderingsmetod som gäller och hur betalning från den anställda ska dokumenteras.

• Klassificera förmånen: är den skattefri enligt reglerna eller skattepliktig? Utgå från att den är skattepliktig om den inte uttryckligen är undantagen. Friskvårdsbidrag är skattefritt upp till 5 000 kronor per år under samma villkor för hela personalen; bil- och kostförmån är skattepliktiga (skatteverket.se).

• Bestäm värderingsmetod: marknadsvärde eller schablonvärde beroende på förmånens art, och räkna om värdet inför varje nytt kalenderår.

• Lägg in förmånsvärdet i löneprocessen så att arbetsgivaravgifter och skatteavdrag hanteras, och kontrollera att kontant ersättning betalas ut samtidigt när skatteavdrag ska göras. Kontrollera lagrummet: 2 kap. 1 § socialavgiftslagen (SAL) omfattar löner, arvoden och förmåner.

• Dokumentera all betalning från den anställda – verklig betalning eller nettolöneavdrag. Ett bruttolöneavdrag är ingen godkänd betalning enligt reglerna.

• Vid retroaktiv betalning för delägare: kontrollera att betalningen sker före årets utgång, att jämkning finns och att arbetsgivardeklarationer rättas i efterhand. Ruta 013 ska då visa noll kronor.