Avgångssamtal: vad kan ni lära av dem?

Därför är avgångssamtalet en guldgruva för verksamhetsutveckling

När en medarbetare slutar är erfarenheter och synpunkter värda att ta tillvara. Ledarna lyfter systematiska avgångsintervjuer som ett sätt att utveckla verksamheten. Dokumentera och analysera intervjuerna: då kan ni hitta förbättringsområden, lära er attrahera och behålla värdefulla medarbetare och visa att medarbetarens erfarenheter och synpunkter betyder något.

Det ger en positiv bild av er som arbetsgivare och kan göra att den som slutar blir en bra ambassadör (Ledarna). Enligt Nmbrs samlar avgångssamtalet värdefull feedback och förbättrar HR-processerna, vilket stärker HR-strategin, ökar förståelsen för medarbetarnas upplevelser och ger bättre kontroll över personalhantering och framtida åtgärder. Ett väl utfört samtal kan dessutom förebygga framtida uppsägningar.

Chef och HR: två samtal som kompletterar varandra

Finns en personalfunktion är det en fördel om både närmaste chef och personalchef gör varsin intervju. Enligt Ledarna blir det lättare att få fram kritiska eller känsliga synpunkter då.

Chefens intervju kan fokusera på arbetsuppgifterna och förhållandena på enheten. Personalchefens intervju syftar mer till synpunkter på personalpolitik, företagskultur och hur organisationen fungerar som arbetsgivare (Ledarna).

HR-samtalet är ett komplement till chefens avgångssamtal, inte en ersättning. Stockholms stads kompetensförsörjningsplan beskriver att samtal med HR inte ersätter chefens avgångssamtal utan ska ses som just ett komplement.

Chefens och HR:s avgångssamtal – kompletterande fokus

Så skapar ni ett samtal där ärliga svar får plats

Lägg samtalet nära slutet av anställningen. Förklara att det är konfidentiellt och öppet för ärlig kommunikation, och skapa en atmosfär där den avgående medarbetaren kan reflektera (Nmbrs).

Förklara varför intervjun görs. Ledarna betonar att båda samtalen bör innehålla ett tack för tiden, lyckönskningar inför framtiden och i normalfallet en önskan om välkommen åter.

Praktiskt: boka i god tid, avsätt ostörd tid och var tydlig med att syftet är utveckling – inte att ifrågasätta medarbetarens beslut.

Frågor att ställa – från vardagen till hela organisationen

Ledarna har intervjuguider för närmaste chef och personalchef. Chefens guide tar upp: Vad är den viktigaste orsaken till att du slutar? Hur har du upplevt dina arbetsuppgifter? Hur har du upplevt dina utvecklingsmöjligheter? Hur ser du på arbetsklimat och atmosfär inom enheten? Vad har du upplevt bra och mindre bra inom enheten? Vad hade fått dig att stanna kvar? Vilka råd vill du ge mig som chef för framtiden? Kan du tänka dig att i framtiden återkomma till enheten? Skulle du rekommendera en god vän att arbeta på enheten?

Personalchefens guide enligt Ledarna tar upp: Vad är den viktigaste orsaken till att du slutar? Hur överensstämde arbetet med dina förväntningar? Hur har du upplevt arbetsplatsen? Hur har du upplevt arbetsklimatet och atmosfären? Hur har du upplevt samarbetet med din närmaste chef? Har du haft tillräckliga utvecklingsmöjligheter? Vad tycker du är bra och mindre bra inom organisationen i stort? Hur tycker du att organisationen tagit tillvara din kompetens? Vad skulle vi kunna göra för att bli bättre som arbetsgivare? Kan du tänka dig en återanställning i framtiden? Skulle du rekommendera en god vän att arbeta här?

Nmbrs kompletterar med frågor om arbetsinnehåll, stöd och resurser, kommunikation, lön och förmåner samt prestationsfeedback: Vad var kärnan i ditt arbete och vilka ansvarsområden ingick? Har du fått tillräcklig utbildning och stöd under din tid här? Vilka andra resurser behövde du för att fullfölja din roll? Fanns det extra resurser som du var tvungen att begära? Vad var den största utmaningen med ditt arbete? Vad är orsaken till att du väljer att lämna organisationen? Finns det något vi som organisation kan göra för att förhindra din uppsägning? Hur var din relation med chefen och ledningen? Finns det något vi kan förbättra där? Hur upplevde du kommunikationen inom organisationen och i ditt team? Känner du att du fått en rättvis lön och förmåner som anställd? Hur trivdes du med arbetsklimatet? Har du fått tillräcklig feedback om din prestation under din tid här?

Frågeområden att täcka i avgångssamtalet

Kritiska synpunkter: hantera dem utan försvar

Separata intervjuer med närmaste chef och HR gör det lättare att få fram kritiska eller känsliga synpunkter (Ledarna). Den som slutar har djup insikt i organisationen och kan ge värdefull feedback att bygga vidare på (Nmbrs).

Ta kritiken utan försvar. Lyssna klart, ställ följdfrågor för att förstå och tacka för synpunkterna. Argumentera inte emot och avsluta inte med skuldbeläggning. Syftet är att lära, inte att vinna en diskussion.

Dokumentera synpunkterna sakligt och håll isär person och sak. Gäller kritiken chefen kan HR-samtalet vara en tryggare kanal.

Från intervju till förändring: dokumentera, analysera, agera

Dokumentera och analysera intervjuerna – då hittar ni förbättringsmöjligheter i verksamheten och lär er hur organisationen kan bli bättre på att attrahera och behålla värdefulla medarbetare (Ledarna).

Efteråt: reflektera över hur feedbacken kan stärka HR-strategin och förbättra arbetsplatsen. Dela informationen med relevanta kollegor och överväg om större HR-processer kan förbättras, kanske med anonym feedback från resten av organisationen (Nmbrs). Frågorna kan också förebygga framtida uppsägningar (Nmbrs).

Agera på mönster: pekar flera avgångssamtal på samma område – arbetsklimat, utvecklingsmöjligheter eller resurser – är det en signal att se över processer och rutiner. Följ upp åtgärderna och återkoppla till organisationen.

Avslutet som börjar: ambassadörskap och återkomst

Avsluta med att tacka för tiden, önska lycka till i framtiden och i normalfallet önska den anställde välkommen åter (Ledarna).

Det ger en positiv bild av er som arbetsgivare och förhoppningsvis gör den som lämnar till en bra ambassadör (Ledarna). Ledarnas intervjuguider tar upp återkomst och rekommendation: Kan du tänka dig att i framtiden återkomma? Skulle du rekommendera en god vän att arbeta här?

Ett väl genomfört avgångssamtal stärker arbetsgivarvarumärket när den som lämnar sprider en positiv bild.