Chefens roll i hybrida team: uppföljning och tillit på distans

Hybrida team kräver en ny chefroll

Det hybrida arbetslivet växte fram under pandemin och består. Enligt chef.se är det med största sannolikhet här för att stanna. Medarbetarna sitter därför allt oftare i olika delar av landet eller världen. Närvarostyrning fungerar inte som ledningsprincip: om medarbetarna känner sig kontrollerade av chefen trots avståndet dör med tiden kreativiteten, arbetsglädjen och självledarskapet. Chefens uppgift förskjuts från att vara på plats och hålla detaljkoll till att skapa förutsättningar, följa upp mål och bygga tillit.

Fakta om hybrida arbetsformer i Sverige

Tillit skapas i handling – inte genom kontroll

Tillit handlar om att ha positiva förväntningar på varandra, enligt Maria Fors Brandebo, som forskat om ledarskap vid Försvarshögskolan och skrivit boken ”Tillitsskapande ledarskap – från teori till praktik”. Finns tilliten i relationen behöver chefen inte kontrollera att allt går i rätt riktning – det minskar konflikter och ökar arbetsglädje och prestation. Tillit är alltså inte en trevlig bieffekt utan grunden för en välfungerande arbetsgrupp, och blir extra avgörande när ingen kan se över axeln på någon annan.

Psykologisk trygghet och självledarskap på distans

Många chefer vill leda tillitsbaserat men frågar sig varför det inte går enligt plan. Ingrid Carell på Feelgood pekar på en vanlig orsak: den psykologiska tryggheten saknas, medarbetarna vågar inte göra misstag. Hon formulerar det som att tillit är en risk och kräver trygghet. På distans syns misstag och tvekan sämre i vardagen, vilket gör att lärandet måste organiseras medvetet i stället för att ske spontant vid kaffemaskinen.

Uppföljning på distans: mål, tillstånd och arbetsbelastning

Tillit är en förutsättning för självledarskap. Carell beskriver att det är i tilliten som ett luftrum skapas för medarbetaren att leda sig själv, vilket öppnar för ett gott lärandeklimat. Hon betonar att syftet med ett tillitsgenererande ledarskap är att frigöra potential och ge medarbetarna det utrymme de behöver. Men självledarskap uppstår inte av sig självt när teamet sällan ses – det förutsätter att chefen aktivt bygger trygghet och följer upp.

Överenskommelser om när, var och hur arbetet görs

Spotify lanserade i februari 2021 konceptet Work from anywhere för sina medarbetare, med två arbetssätt: hemmamix och kontorsmix. Upplägget utgår från 3-2-2-idén. Hemmamixen innebär minst tre dagar hemma eller på annan plats och två dagar på kontoret; kontorsmixen är det omvända. Det är inte fastlåst: medarbetarna meddelar ett år i taget hur de vill arbeta och kan efter överenskommelse med sin chef och sin arbetsgrupp variera upplägget. Ett uttalat syfte var att ta bort dåliga samveten och förväntningar om att det är viktigt att vara på kontoret långa dagar och att det är så man blir befordrad.

Hemmamix vs. kontorsmix – Spotify:s arbetsmodell

Tillit och ansvar när någon inte levererar

Tillitsbaserat ledarskap är inte detsamma som att undvika svåra samtal. Maria Fors Brandebo är tydlig med att teamet ska kunna lita på att ledaren agerar och pratar med de medarbetare som inte gör det som förväntas av dem. Låter chefen bli, urholkas tilliten i hela gruppen – de som levererar ser att det inte spelar någon roll.

Chefens egna förutsättningar att leda hybridt

Chefens möjlighet att bygga tillit hänger också på strukturella förutsättningar. I rapporten ”Framtidens arbetsliv” från Almega beskrivs hur nya affärsmodeller, partnerskap och arbetssätt ökar komplexiteten, och hur betydelsen av strukturkapital ökar. För en chef i ett hybridt team betyder det att uppföljning och tillitsbygge kräver tid, rimlig bemanning och forum för mänskliga möten – annars tar det administrativa arbetet all tid och samtalen stryks först.

Praktisk checklista för uppföljning med tillit

Arbeta efter fyra frågor i varje avstämning: Vad ska levereras och hur vet vi att det är klart? Vad hindrar dig just nu? Hur ser arbetsbelastningen och orken ut? Vad behöver du från mig eller teamet? Det flyttar uppföljningen från kontroll av detaljer till kontroll av tillstånd – arbetsbelastning, hinder och förutsättningar – vilket är precis den förskjutning som det tillitsgenererande ledarskapet bygger på enligt Ingrid Carell.