Hur avtalar ni om distansarbete i anställningen?

Vad räknas som distansarbete i anställningen?

Det europeiska ramavtalet om distansarbete ligger bakom det centrala kollektivavtalet om distansarbete och definierar distansarbete.

Enligt Arbetsgivarverket lyder definitionen: ”Distansarbete är ett sätt att organisera och/eller utföra arbete med användande av informationsteknik inom ramen för ett anställningsavtal eller anställningsförhållande, där arbete, som också kunde utföras i arbetsgivarens lokaler, regelbundet utförs utanför dessa lokaler.”

Tre kriterier styr: arbetet utförs med informationsteknik, sker regelbundet utanför arbetsgivarens lokaler och är sådant arbete som också skulle kunna utföras i arbetsgivarens lokaler.

Arbetsgivaren bestämmer vilka arbetsuppgifter som lämpar sig för distans. Vissa uppgifter passar bra på distans; andra måste enligt Arbetsgivarverket utföras i arbetsgivarens lokaler.

Arbetsgivarverket ger stöd inom det statliga avtalsområdet. Informationen om distansarbete i Sverige gäller distansarbete inom Sveriges gränser.

Distansarbete från utlandet hanteras separat. Arbetsgivarverket har sidan Distansarbete från utlandet. Vill ni att överenskommelsen ska omfatta arbete från annat land måste ni därför ta ställning till det särskilt.

Riktlinjer och skriftlig överenskommelse – två sidor av samma sak

För statliga arbetsgivare krävs enligt Arbetsgivarverket både lokala riktlinjer och en skriftlig överenskommelse mellan arbetstagare och arbetsgivare för att distansarbete ska kunna erbjudas. De två dokumenten förutsätter varandra.

Riktlinjerna sätter ramarna och beskriver vad som gäller generellt i verksamheten, till exempel vilka typer av uppgifter som kan utföras på distans, hur beslut fattas och hur uppföljning sker. I den skriftliga överenskommelsen blir ramarna individuella för den anställde: omfattning, arbetsplats, arbetstid och arbetsmiljö.

Arbetsgivarverket har stöd för att ta fram riktlinjer för distansarbete och en mall för överenskommelse om distansarbete. Stödet heter Ta fram riktlinjer för distansarbete och mallen heter Mall för överenskommelse om distansarbete. Använd dem tillsammans, så att överenskommelsen inte hamnar utanför de lokala riktlinjerna.

Prevent har beskrivit att allt fler arbetsgivare inför skärpta krav för kontorsnärvaro, men att många fortsätter att arbeta hemma även när riktlinjerna säger något annat. Därför behöver både riktlinjer och individuell överenskommelse vara tydliga och kända i organisationen.

Förbered avtalet: omfattning, uppgifter och plats

Innan ni skriver under bör ni bestämma vilka arbetsuppgifter som får utföras på distans. Enligt Arbetsgivarverket är det arbetsgivaren som avgör vilka uppgifter som är lämpliga. Dela därför upp arbetet i uppgifter som kan utföras var som helst och uppgifter som kräver arbetsgivarens lokaler.

Omfattning och regelbundenhet ska framgå, eftersom definitionen bygger på att arbetet utförs regelbundet utanför arbetsgivarens lokaler. Ange om distansarbetet gäller heltid eller deltid, hur många dagar per vecka eller månad det avser och om det är tidsbegränsat eller tillsvidare.

Platsen ska anges. Arbetsgivarverket anger att informationen gäller distansarbete i Sverige. Ska arbetet utföras från utlandet är det en annan fråga som behöver hanteras separat. Arbetsgivarverket har sidan Distansarbete från utlandet.

Bestäm också vem som beslutar om ändringar. Eftersom arbetsgivaren beslutar vilka uppgifter som är lämpliga på distans, behöver överenskommelsen tydliggöra vem som fattar beslut om förändringar och hur medarbetaren ska informeras.

Arbetstid och tillgänglighet följer med hem

Samma bestämmelser om arbetstid gäller vid distansarbete, enligt Arbetsgivarverket. Reglerna förändras inte för att arbetet utförs hemma. Utgå från ordinarie arbetstidsregler och kollektivavtal när ni avtalar om distansarbete.

Reglera praktiska frågor: när medarbetaren ska vara nåbar, hur arbetstiden rapporteras, hur raster och pauser läggs, hur övertid eller flextid hanteras och vilken svarstid som förväntas.

Gränsen mellan arbete och fritid behöver hållas tydlig. Kom överens om hur arbetsdagen startas och avslutas, hur jobbmejl och meddelanden hanteras utanför arbetstid och hur akuta kontakter ska tas om de uppstår.

Följ upp arbetstiden även på distans. Chefen behöver kunna se att arbetstidsbestämmelserna följs, precis som när arbetet utförs i arbetsgivarens lokaler.

Arbetsmiljön när hemmet blir arbetsplats

Arbetsgivarverket har ett avsnitt om arbetsmiljö på distans och ett frågebatteri om arbetsmiljö för chefer med medarbetare på distans. Arbetsmiljöansvaret gäller alltså även när arbetet utförs hemma.

Vanliga punkter att gå igenom är arbetsbord, stol, skärm, belysning, ljudnivå, temperatur och utrymningsvägar.

Bestäm vem som tillhandahåller utrustning och vem som ansvarar för underhåll och eventuella tillbehör. Dokumentera riskbedömning och åtgärder i överenskommelsen eller hänvisa till en lokal rutin för arbetsmiljöarbete.

Samverkan behöver fungera även på distans. Skyddsombud och arbetsmiljögrupp bör involveras när riktlinjer och rutiner för distansarbete tas fram eller ändras.

Arbetsmiljöverket utövar tillsyn, ger ut föreskrifter och förmedlar information. Inspektioner kan leda till beslut om sanktionsavgift eller föreläggande.

Arbetsmiljöverket har förstärkt tillsynen och gjorde fler inspektioner 2016–2019 än före resursförstärkningen. Regeringen höjde myndighetens förvaltningsanslag stegvis 2015–2018 med totalt cirka 110 miljoner kronor.

Statistik om arbetsmiljöinspektioner – Arbetsmiljöverket

Mall och innehåll i överenskommelsen

Arbetsgivarverket tillhandahåller mallen Mall för överenskommelse om distansarbete och stödet Ta fram riktlinjer för distansarbete. Utgå från mallen, men anpassa den efter lokala riktlinjer och verksamhetens förutsättningar.

Punkter att få med i överenskommelsen: parter, datum, omfattning, arbetsuppgifter, arbetsplats, utrustning, arbetstid, arbetsmiljö och underskrifter. Lägg gärna till giltighetstid, hur ändringar eller uppsägning av överenskommelsen ska gå till och hänvisning till de lokala riktlinjerna.

Riktlinjer och överenskommelse förutsätter varandra, så mallen ska inte innehålla villkor som strider mot de lokala riktlinjerna. Kontrollera att mallen är ifylld med de uppgifter som faktiskt gäller för arbetsplatsen och den anställde.

Rättigheter, krav och checklista innan ni skriver under

Unionen har samlad information om vad arbetsgivaren kan kräva vid distans- och hybridarbete och om arbetstagarens rättigheter, bland annat kring arbetsmiljö. Använd facklig rådgivning för att kontrollera att överenskommelsen följer kollektivavtal och lokala riktlinjer.

Arbetsgivarverket anger att arbetsgivaren avgör vilka arbetsuppgifter som är lämpliga att utföra på distans. Arbetstagarens rättigheter kring arbetsmiljö gäller även när arbetet utförs hemma.

Checklista innan ni skriver under: Finns lokala riktlinjer för distansarbete? Är arbetsuppgifterna lämpliga att utföra på distans enligt arbetsgivaren? Är överenskommelsen skriftlig? Är omfattning och regelbundenhet angiven?

Är arbetsplatsen i Sverige? Är arbetstid och tillgänglighet reglerade? Är arbetsmiljö, utrustning och riskbedömning reglerade? Finns parter, datum och underskrifter med?

Är det angivet om distansarbetet gäller heltid eller deltid? Hur många dagar per vecka eller månad? Är det tidsbegränsat eller tillsvidare? Vem beslutar om ändringar?

Är när medarbetaren ska vara nåbar, arbetstidsrapportering, raster, pauser, övertid, flextid och svarstid reglerade? Är gränsen mellan arbete och fritid tydlig?

Är arbetsbord, stol, skärm, belysning, ljudnivå, temperatur och utrymningsvägar genomgångna? Vem tillhandahåller utrustning? Vem ansvarar för underhåll och tillbehör?

Är riskbedömning och åtgärder dokumenterade? Är skyddsombud och arbetsmiljögrupp involverade? Hänvisar överenskommelsen till de lokala riktlinjerna? Finns giltighetstid och regler för ändring eller uppsägning av överenskommelsen?