Distansarbete
Vilka kostnader täcks när du jobbar hemifrån?
När arbetet flyttar hem följer kostnader för el, internet och kontorsutrustning med från arbetsgivarens lokal till bostaden.
Vad kostnadsfrågan handlar om
När arbetet flyttar hem följer kostnader för el, internet och kontorsutrustning med från arbetsgivarens lokal till bostaden. Anställningen är dock oförändrad: arbetstagaren är anställd på samma villkor som vid kontorsarbete, och distansarbete är inte en egen juridisk anställningsform i Sverige, enligt juridik.blog.
Ingen särskild lag reglerar direkt om arbetsgivaren måste betala kostnader som uppstår när en arbetstagare arbetar hemifrån, till exempel el, enligt juridik.blog. Arbetsgivaren avgör dessutom vilka arbetsuppgifter som lämpar sig för distans, enligt Arbetsgivarverket.
Vem står för el och internet?
Inom det statliga avtalsområdet bör riktlinjer för distansarbete ange att arbetstagaren står för el och internetuppkoppling, enligt Arbetsgivarverket. Utgångspunkten är att el och internet är arbetstagarens kostnad om inget annat avtalas.
Använder du ditt privata bredband och får ersättning från arbetsgivaren är ersättningen normalt skattepliktig som lön, enligt Tholin. Orsaken är att arbetstagaren inte kan visa någon merkostnad för att använda bredbandet i tjänsten, och arbetsgivaren anses därför ha ersatt privata levnadskostnader. Samtidigt skriver Tholin att Skatteverket har öppnat för att anställdas egna bredbandsuppkopplingar kan bli skattefria som arbetsredskap.
Vem står för kostnader vid distansarbete?
- El och internet
- Arbetstagare (om inget annat avtalas)
- Kontorsutrustning (ex. skrivare, webbkamera)
- Arbetsgivare (om tillhandahålls eller ersätts med kvitto)
- Kontorsmöbler (ex. stol, skrivbord)
- Arbetsgivare (om direktinköp eller leasing)
- Kontant ersättning för utrustning
- Skattepliktig lön för arbetstagaren
Kontorsmöbler och arbetsredskap
Arbetsgivaren kan tillhandahålla utrustning genom köp eller leasing. Enligt Tholin kan all utrustning som en anställd behöver för att utföra arbetet från hemmakontoret ses som skattefria arbetsredskap, till exempel headset, skrivare, dataskärmar och webbkameror. Även lämpliga kontorsmöbler för hemmakontoret medför normalt inga skattekonsekvenser när arbetsgivaren står för dem.
För skattefrihet krävs att arbetsredskapet är viktigt för att du ska kunna utföra dina arbetsuppgifter, men det behöver inte vara direkt nödvändigt. Arbetsgivaren måste också äga eller leasa redskapet.
Stor skillnad uppstår om arbetsgivaren i stället ger ett kontant bidrag till ditt privata inköp. Bidrag till en kontorsstol eller ett höj- och sänkbart skrivbord blir skattepliktig lön, enligt Tholin. Du beskattas för ersättningen, arbetsgivaren betalar arbetsgivaravgifter och stolen eller skrivbordet blir din privata egendom. Om arbetsgivaren gör inköpet direkt eller ersätter dig mot kvitto kan bedömningen däremot bli en annan.
Vad du inte kan dra av själv
De som arbetat hemifrån med anledning av pandemin har enligt Tholin små möjligheter att få avdrag i den egna deklarationen för exempelvis bredband, kontorsmöbler eller kaffe. Tholin konstaterar också att regeringen inte har infört några särskilda skatteregler för de här frågorna under coronapandemin; i stället gäller vanliga skatteregler.
Viktiga skatteregler för distansarbete i Sverige
- Skattefria arbetsredskap
- Ja, om arbetsgivaren äger eller leaser dem (t.ex. skärmar, headset)
- Ersättning för el/internet
- Normalt skattepliktig om inte dokumenterat som arbetsrelaterat
- Avdrag för privata kostnader
- Nej, inga särskilda avdrag under pandemin
- Riktlinjer i statliga avtal
- Obligatorisk skriftlig överenskommelse
Hur du kan få kostnader täckta
Fråga efter arbetsgivarens policy och riktlinjer för distansarbete. Enligt juridik.blog är det vanligt att arbetsgivare och arbetstagare reglerar distansarbete i anställningsavtalet eller i en särskild distansarbetspolicy. Hos statliga arbetsgivare krävs både lokala riktlinjer och en skriftlig överenskommelse mellan arbetstagare och arbetsgivare, enligt Arbetsgivarverket.
Be att få kostnader och ansvar dokumenterade skriftligt. Var tydlig med vilka kostnader som är arbetsrelaterade, till exempel utrustning som behövs för arbetet. Kom ihåg att arbetsgivaren i slutänden beslutar om eventuell kompensation, enligt Unionen.
Fördelar och nackdelar med arbetsgivarens ersättning av hemkostnader
- Fördel: Skattefri utrustning från arbetsgivarenOm arbetsgivaren köper eller leaser utrustning är det skattefritt för dig.
- Nackdel: Kontant ersättning blir skattepliktig lönOm du får pengar direkt för att köpa möbler eller utrustning så beskattas det som inkomst.
- Fördel: Tydlig dokumentation i avtalSkriftligt avtal minskar osäkerhet om vilka kostnader täcks.
- Nackdel: Arbetsgivaren bestämmer sista ordetÄven om du har krav – arbetsgivaren avgör om du får ersättning.
Hur du säkerställer att dina kostnader täcks
- Fråga efter arbetsgivarens distansarbetspolicyHitta riktlinjer i anställningsavtalet eller företagets internt dokument
- Begär skriftlig dokumentationSäkerställ vad som täcks och hur det ska bevisas
- Undvik kontant ersättningInköp genom arbetsgivaren är skattefritt; kontant ersättning är skattepliktig
- Behåll kvitton för inköpOm arbetsgivaren ersätter dig, behövs kvitton för att bevisa arbetsrelaterade kostnader
Kort svar: detta täcks oftast
Arbetsgivaren kan stå för arbetsredskap och utrustning som behövs för arbetet – till exempel headset, skrivare, dataskärmar och webbkameror – och för lämpliga kontorsmöbler, enligt Tholin.
Inom det statliga avtalsområdet bör riktlinjer för distansarbete ange att arbetstagaren står för el och internet, enligt Arbetsgivarverket.
