Vilka mötesrutiner minskar digital utmattning?

Varför digitala möten kan leda till utmattning

Arbetsmiljöverket granskade nära 1 500 arbetsplatsers förebyggande arbetsmiljöarbete mot risker med digitala arbetssätt. Drygt 23 procent hade brister. I en EU-gemensam insats fick de krav på att åtgärda bristerna och ta fram rutiner för att undersöka och bedöma risker i arbetet. Mötesrutiner är därför en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet, inte bara trivsel.

Malin Cato på Arbetsmiljöverket säger: ”För anställda som ägnar en stor del av sin arbetstid åt digitala system, eller har flera verktyg att hantera samtidigt, kan risken för teknikstress, överbelastning och utmattning av hjärnan öka.” Hon beskriver att digitala arbetssätt ofta innebär mycket osynligt arbete och ett enormt informationsflöde, och att forskning visar att hjärnan påverkas av att ständigt arbeta digitalt och behöver återhämtning.

Videomöten har särskilda effekter. Enligt Kollega visar forskning från bland annat Stanford University att vi blir betydligt tröttare av möten via skärm än av fysiska möten. Förklaringar som lyfts fram: deltagarna tittar på varandra hela tiden, man ser sig själv, mötet är ofta visuellt rörigare, det kan kännas instängt och man förväntas vara i bild och sitta mer still. Géraldine Fauville vid Göteborgs universitet har sagt till Kollega att spegelbilden gör dig mer benägen att jämföra dig med andra och tänka på vem du borde vara, vilket kan bidra till nedstämdhet, depression eller ångest.

Rutin: hantera kamera och self-view

Bestäm i teamet när kamera är ett krav och när den är frivillig. Ett konkret knep vid ansträngande videomöten är att stänga av kameran eller åtminstone self-view, så att du inte ser dig själv, enligt Kollega. Om self-view kan stängas av i mötesverktyget minskar mötet som spegel.

Be deltagarna välja så neutral bakgrund som möjligt. Digitala möten blir lätt visuellt röriga av att man ser en del av rummet hos andra eller av bakgrundsbilder i till exempel Teams. En enkel vägg eller en konsekvent, dämpad bakgrund minskar antalet visuella intryck.

Lägg rutinen i mötesinbjudan: kamera är valfri, self-view avstängt som standard, neutral bakgrund. Följ upp i teamet om någon upplever mötesformen stressande, så att rutinen kan justeras.

Rutin: schemalägg återhämtning mellan möten

Hjärnan behöver pauser. Malin Cato säger: ”Vår hjärna är inte gjord för multitasking, att göra flera saker samtidigt, även om vi ofta tror det. Precis som muskler behöver hjärnan också pauser för att återhämta sig efter perioder av hårt arbete.” Digitala möten rygg mot rygg tar bort den återhämtningen.

Lägg in buffertar i kalendern mellan digitala möten och undvik att fylla varje lucka. En buffert kan användas skärmfritt: resa på dig, hämta vatten, titta ut eller göra en kort anteckning inför nästa möte. Undvik att byta skärmbild direkt.

Förlägg hellre färre och kortare möten än många täta. När möten ligger direkt efter varandra försvinner pauserna, och risken för teknikstress och överbelastning kan öka enligt Arbetsmiljöverkets beskrivning av digitala arbetssätt.

Rutin: sätt gränser för digital tillgänglighet

Arbetsmiljöverket rekommenderar att arbetsgivare sätter tydliga och rimliga gränser för arbetet och låter behoven styra införandet av nya metoder och system. Samma princip kan gälla digitala kanaler: bestäm vilka kanaler som används, vad som är akut och när svar förväntas.

Prevent skriver att den som alltid är tillgänglig och svarar kollegor på studs kan kännas effektiv i stunden men gör dig både stressad och ofokuserad, ofta helt i onödan. En rutin kan vara att skilja på akuta och icke-akuta ärenden, och att icke-akuta svar kan vänta till nästa arbetsdag.

Gör gränserna synliga: samma svarstider för chefer och medarbetare, undvik att skicka frågor sent om de inte är akuta, och låt mötesfria eller skärmfria block vara verkliga. Det minskar ständig tillgänglighet och ger utrymme för fokuserat arbete.

Rutin: pröva behovet före varje digitalt möte

Malin Cato säger: ”Många arbetsplatser anammar ny teknik och nya arbetssätt utan att reflektera över behovet med förändringen. Förändringar, som till exempel ny teknik och nya arbetssätt, kräver att arbetsgivaren tänker efter om de verkligen behövs och om det också kan innebära nya risker.” Fråga därför inför varje digitalt möte: behövs mötet, kan det bli kortare, och kan det ske i annan form?

Pröva mötet mot fyra frågor: Kan beslutet tas utan möte? Kan underlaget skickas i förväg? Kan mötet hållas som telefon- eller fysiskt möte? Kan antalet deltagare och minuter minska? I telefonsamtal eller fysiska möten kan du röra på dig, medan videosamtal ofta förväntas ske i bild och sittande enligt Kollega.

Se också över antalet digitala verktyg. Risken för teknikstress, överbelastning och utmattning av hjärnan kan öka för anställda som har flera verktyg att hantera samtidigt, enligt Arbetsmiljöverket. Slå ihop kanaler och stäng av de som inte behövs.

Rutin: dialog om hur digitala möten påverkar arbetet

Arbetsmiljöverket uppmanar arbetsgivare att öppna upp för dialog om hur de digitala systemen påverkar arbetet, fylla på kunskap om stressförebyggande arbete och samverka med sina anställda. Lägg därför en stående punkt om digitala möten och verktyg i ett befintligt forum, till exempel arbetsplatsträff eller skyddsmöte.

Fråga konkret: vilka möten är onödiga, vilka verktyg skapar mest stress, när fungerar kamera, och när behövs pauser? Låt medarbetarna vara med och föreslå ändringar, eftersom det är de som märker effekterna i vardagen.

Dokumentera vad ni kommer överens om och följ upp i nästa ordinarie forum.

Rutin: fånga tidiga tecken och följ upp

Tidiga tecken kan vara förändrat beteende: kortare tålamod, irritation, ökad konfliktbenägenhet, tillbakadragenhet, undvikande av informella samtal, minskad motivation och svårigheter att komma igång. Fysiska signaler kan vara utebliven återhämtning trots helg eller ledighet, huvudvärk, magbesvär, muskelspänningar och sömnstörningar. Arbetsmässiga tecken kan vara fler slarvfel, sämre kvalitet, ovanligt många omtag och missade deadlines. Kognitiva indikatorer kan vara koncentrationssvårigheter, glömska, långsammare beslut, svårighet att prioritera och svårighet att se helheter.

Enligt 1177 Vårdguiden kan långvarig stress leda till utmattningssyndrom, depression och fysisk ohälsa. Prevent har rapporterat att bara omkring två av tio chefer upplever att de i hög grad har möjlighet att fånga upp tidiga tecken på ohälsa, samtidigt som nästan fyra av tio uppger att den psykiska ohälsan har ökat det senaste året.

Ta samtalet steg för steg: förbered konkreta observationer om vad som förändrats och hur arbetet påverkas, välj en lugn plats, öppna med omtanke och ställ öppna frågor som ”Hur har du det i arbetet just nu?”, lyssna aktivt och be om förslag på lättnader, och kom överens om åtgärder, ansvar och uppföljning. Undvik snabba råd, att ifrågasätta upplevelsen eller att lova stöd som organisationen inte kan leverera.

Justera arbetsbelastning och prioriteringar konkret: inventera uppgifter och bestäm vad som kan pausas, delegeras eller förenklas. Sätt en realistisk nivå för vad som är viktigast den närmaste tiden.

Så inför ni mötesrutinerna utan nya möten

Sammanfattningsvis: hantera kamera och self-view, lägg in återhämtning mellan möten, sätt gränser för digital tillgänglighet, pröva behovet före varje digitalt möte, håll dialog om hur systemen påverkar arbetet och fånga tidiga tecken. Rutinerna kan läggas in i befintliga forum i stället för att kalla till nya möten.

Använd arbetsplatsträffar, skyddsmöten, medarbetarsamtal och teammöten för att besluta och följa upp: Vilka möten kan bli kortare eller ställas in? Är kamera valfri? Finns buffertar? Vilka svarstider gäller? Vilka verktyg ska vi sluta använda?

Koppla rutinerna till det systematiska arbetsmiljöarbetet. Arbetsmiljöverket lyfter att risker med digitala arbetssätt behöver undersökas, bedömas och åtgärdas, och Unionen påminner om att arbetsgivaren är skyldig att vidta åtgärder för att motverka att arbetsuppgifter som är starkt psykiskt påfrestande leder till ohälsa. Följ upp effekterna i befintliga uppföljningar och justera efter teamets behov.