Hur följer ni upp en medarbetarundersökning?

Uppföljningen börjar i undersökningens syfte

En medarbetarundersökning ska öka företagets kunskap om hur arbetstagarna ser på sitt arbete och på företaget. Uppföljningen ska svara mot samma syfte: organisationen ska veta mer om medarbetarnas syn och kunna använda den. Den ska inte läggas på i efterhand.

Bestäm före resultatet vilka frågor undersökningen ska besvara, vilka beslut den ska kunna påverka och vem som äger resultatet.

Bestäm i förväg vilken nivå resultatet ska läsas på (hela organisationen, enhet eller arbetsgrupp), vilka frågor ni ska följa över tid, vem som återkopplar till medarbetarna och i vilket forum åtgärderna beslutas.

Ett brett syfte – kunskap om hur medarbetarna ser på arbetet och företaget – ger en bred uppföljning som rymmer både arbetets innehåll och företaget som helhet. Ett avgränsat syfte, till exempel arbetsmiljö eller ledarskap, avgränsar uppföljningen på samma sätt.

Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) är ett lagkrav. Arbetsgivaren ska undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp arbetsmiljön. Uppföljningen av en medarbetarundersökning bör därför kopplas till SAM.

Arbetsmiljölagen är en ramlag. Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:1 anger att arbetsgivaren ska organisera, genomföra och följa upp sitt arbetsmiljöarbete.

Organisatorisk och social arbetsmiljö är en del av arbetsmiljöarbetet. Arbetsmiljöverket har föreskrifter, allmänna råd samt exempel och mallar.

Analysera resultatet innan ni går vidare

Det centrala i medarbetarundersökningar är att analysera resultatet och använda insikterna. Analysen är steget mellan insamling och förändring; utan den blir siffrorna bara en rapport.

Börja med helheten: hur hög är svarsfrekvensen, och hur fördelar den sig mellan enheter och personalkategorier? Ett lågt deltagande gör att resultatet främst säger något om dem som svarade, inte om alla.

Arbeta i tre steg. Identifiera mönster genom att jämföra samma fråga över tid och mellan grupper som är tillräckligt stora för meningsfull jämförelse. Skilj på en trend som håller i sig över flera mätningar och en enskild avvikelse i en grupp.

Pröva förklaringar innan ni drar slutsatser: kan skillnaden bero på gruppstorlek, anställningstid, bemanning, en nyligen genomförd omorganisation eller på att frågan uppfattats olika i olika delar av verksamheten?

Kombinera siffrorna med fritextkommentarerna. Låga betyg på en fråga visar var problemet finns; kommentarerna pekar ofta ut varför – och orsaken går att åtgärda.

Prioritera ett fåtal områden i stället för att lista allt som fick låga betyg. Skriv ned analysen så att nästa mätning kan jämföras med den.

Vid gruppjämförelser behöver grupperna vara tillräckligt stora. Uppsala kommun har en rekommendation om max 30 medarbetare per chef.

Rekommendationen om max 30 medarbetare per chef finns i Uppsala kommuns jämställdhetsråd, 10 oktober 2022.

Viktiga faktorer vid analys av medarbetarundersökningar

Använd insikterna för att genomföra förbättringar

Omsätt insikterna i förändringar, inte i fler dokument. Formulera för varje prioriterat område fyra saker: hur det ser ut i dag, vad som ska vara annorlunda, vilken åtgärd som ska genomföras, vem som ansvarar – och när ni följer upp att den fått effekt.

Åtgärderna faller vanligen i två kategorier. En del kräver beslut om resurser, rutiner eller organisering och hör hemma hos ledningen: bemanning och arbetsbelastning, tydlighet i mål och prioriteringar, introduktion av nyanställda, rutiner för återkoppling.

Andra hör hemma på enhetsnivå, där chefen och medarbetarna själva formulerar vad de ska ändra i sitt arbetssätt.

Lägg inte hela ansvaret på chefer som saknar mandat att besluta om det som behöver ändras. En åtgärd om resurser eller om hur arbetet organiseras måste ägas av någon som kan fatta det beslutet, annars stannar den vid en avsiktsförklaring.

Återkoppla samtidigt resultatet till medarbetarna – både helheten och deras egen grupp – innan ni presenterar åtgärderna. Medarbetare som inte har fått se resultatet kan inte bedöma om åtgärden svarar mot det de faktiskt svarade.

Följ upp åtgärderna mellan mätningarna i befintliga forum, till exempel ledningsgrupp och samverkans- eller skyddskommittéarbete. Då blir uppföljningen en stående dagordningspunkt i stället för ett tillfälligt projekt.

Då syns det tidigt om en åtgärd inte genomförs eller inte ger effekt, medan det fortfarande går att ändra på den.

Arbetsmiljölagen kräver samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare. Skyddsombudet är arbetstagarnas representant. Cheferna företräder arbetsgivaren.

Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön. Uppgifter kan fördelas, men bara med befogenhet, kompetens, resurser och skriftligt avtal.

Rutiner bör ge besked om när, hur och av vem arbetsmiljöarbetet ska genomföras och vilka som bör medverka. Arbetsmiljöverket har en SAM-karta och exempel och mallar för varje del.

Två typer av åtgärder efter medarbetarundersökning

Gör uppföljningen till en del av kunskapsbygget

Syftet med undersökningen är kunskap om hur medarbetarna ser på sitt arbete och på företaget; uppföljningen gör kunskapen användbar. Bevara jämförbarheten: behåll samma frågor och samma skala över tid, byt bara när ni medvetet vill mäta något annat.

Varje byte bryter tidsserien, och då förlorar ni möjligheten att se om en åtgärd faktiskt har förändrat något.

Samla resultat, analys och beslutade åtgärder på ett ställe, så att chefsskiften och nyanställda inte får historiken att försvinna.

Koppla undersökningen till andra uppgifter ni redan har – sjukfrånvaro, personalomsättning, medarbetarsamtal – och se om bilden stämmer.

Pekar flera källor åt samma håll blir slutsatsen starkare; pekar de åt olika håll är det i sig en uppgift att utreda.

Då blir undersökningen ett återkommande underlag för beslut i verksamheten, inte en enskild rapport som läggs undan.

Arbetsgivaren ska varje år följa upp sitt SAM. Uppföljningen kan behöva göras oftare efter en omorganisation, ett olycksfall eller ett allvarligt tillbud.

Fördelar och risker med att byta frågor i medarbetarundersökningar