Hur planerar ni en introduktion för distansanställda?

Utgå från syftet och distansarbetets effekter

Lunds universitet sammanfattar syftet med introduktionen så här: den ska ge goda förutsättningar för produktivitet, god arbetsmiljö, förståelse för mål och ansvarsområden, lojalitet till verksamheten och medarbetarengagemang. Rekryteringsprocessen har redan skapat nyfikenhet och engagemang hos den nyanställda, och det får inte tappas. Deras tre fokusområden är att bygga relationer, att planera introduktionen med agendan klar och att genomföra introduktionen på plats om möjligt. Den sista punkten är svår när medarbetaren sitter hemma; därför måste relationsbyggandet och agendan planeras mer explicit på distans än på en gemensam arbetsplats, där mycket annars sker spontant.

Distansarbete är numera en normalform på svensk arbetsmarknad och förändrar vilken roll introduktionen får. I Riksrevisionens rapport Distansarbete vid statliga myndigheter (RiR 2024:20, 12 november 2024) konstateras att cirka 60 procent av de statligt anställda 2023 arbetade hemma åtminstone någon dag i veckan. Bland myndigheter som erbjuder distansarbete är det vanligast att medarbetare kan arbeta på distans cirka 20–60 procent av arbetstiden. Många arbetar alltså omväxlande i arbetsgivarens lokaler och hemifrån.

Riksrevisionens bedömning är att möjligheten att arbeta på distans inte haft någon påtaglig påverkan på om myndigheternas verksamhet bedrivs effektivt, och att distansarbetet inte påverkar de flesta myndigheters resultat vare sig positivt eller negativt. Samtidigt lyfts positiva konsekvenser för förutsättningarna att rekrytera och behålla personal samt för medarbetarnas upplevda hälsa och nöjdhet. Negativt har däremot andra aspekter av arbetsmiljön påverkats, framför allt det sociala samspelet mellan anställda och förutsättningarna för samarbete inom myndigheten – aspekter som Riksrevisionen beskriver som viktiga förutsättningar för att nå förväntade resultat. För introduktionen innebär det att den måste kompensera för det distansarbetet försvagar: relationer och samarbete ska planeras som aktiviteter, inte förutsättas uppstå.

Fördelar och utmaningar med distansintroduktion

Lägg en tidplan för de första 100 dagarna

Forskning visar att introduktionsprocessen bör pågå i minst tre månader. Det är Sunt Arbetslivs sammanställning av forskningsråd för lyckad onboarding, och där finns också en ny undersökning som visar att nyexaminerade akademiker ofta får mycket kortare introduktion på sin arbetsplats. Bland råden: avsätt tillräckligt med tid för introduktionen och för att lära känna kollegor, ge den nyanställda en mentor eller handledare, ge feedback och stöd för reflektion kring yrkesrollen samt hjälp att prioritera bland arbetsuppgifterna.

En tidplan för de första 100 dagarna kan delas in i fem steg. Före start: utrustning, behörigheter och ett färdigt schema i kalendern. Första dagen: välkomstmöte och praktisk uppkoppling. Första veckan: information från HR och utbildning i uppdraget. Första månaden: egna arbetsuppgifter med stöd av mentor och chef. Fram till dag 100: reflektion kring yrkesrollen, prioritering av arbetsuppgifter och uppföljning med närmaste chef.

Eftersom forskningen pekar på minst tre månader är 100-dagarsplanen inte en nedräkning till att introduktionen tar slut, utan ett ramverk för när de olika delarna ska vara genomförda. Lägg in reflektionstillfällena som egna punkter i planen – de är enligt forskningsråden en del av introduktionen, inte något som sker av sig själv.

Tidplan för de första 100 dagarna vid distansarbete

Statistik om distansarbete i Sverige

Förbered den digitala första dagen

Tillväxtverket byggde ett digitalt introduktionsprogram för de hundratals medarbetare som under pandemin anställdes eller lånades in till korttidsuppdraget. Myndigheten hade i mars 2020, när stödet vid korttidsarbete infördes, runt 450 anställda och drygt 1 300 vid tiden för Publikts reportage 2022. Det två veckor långa introduktionsschemat inleddes med att medarbetarna hämtade sin tjänstedator och kopplade upp sig på sitt hemmakontor. Därefter hölls ett digitalt välkomstmöte med generaldirektören Gunilla Nordlöf och ansvariga chefer, och sedan varvades information från HR-avdelningen med utbildningar om uppdraget och myndigheten.

Det ger en konkret ordning för första dagen: se till att utrustning och uppkoppling fungerar innan medarbetaren loggar in, och lägg välkomstmötet med chef och nyckelpersoner tidigt. Enhetschefen Ewa Thylén beskriver målet med upplägget – att sprida en hjälpsam arbetsplatskultur och arbetsglädje trots distansarbetet, och att alla ska känna att de är viktiga och att deras ankomst har planerats. I guide- och checklistematerial för nyanställda, som Leitz guide för nyanställda, är checklistor för resurser och utrustning en egen del, vid sidan av de administrativa uppgifter som krävs för att någon ska bli en del av verksamheten.

Lägg också in innehållet i kalendern i stället för att hänvisa till dokument som medarbetaren förväntas hitta själv.

Ge varje nyanställd en mentor

Att ge nyanställda en mentor eller handledare är ett av forskningsråden för lyckad onboarding enligt Sunt Arbetsliv. På Tillväxtverket var mentorskapet det viktigaste inslaget: enhetschefen Ewa Thylén säger att viktigast av allt är att nya medarbetare får stöd av en mentor. Effekten syns i tid: Maria Backström, i dag gruppchef på myndigheten, lånades ut från Skatteverket i slutet av 2020 för att arbeta som samordnare, och redan på sin fjärde arbetsdag började hon handlägga ärenden tillsammans med sin mentor. Hon beskriver det så här: ”När jag fick veta att jag skulle handlägga så snabbt förstod jag inte hur det skulle gå till, men tack vare min mentor fungerade det väldigt bra. Att få någon att hålla i handen de första veckorna var otroligt värdefullt.”

Mentorskapet behöver planeras som en uppgift, inte som en informell möjlighet. Bestäm hur ofta mentorn och den nyanställda ska stämma av, vad mentorn ansvarar för – introduktion till arbetsuppgifterna, kontaktnät och praktiska frågor – och vem som tar över vid semester eller ledighet. På distans blir mentorn ofta den person som fångar upp frågor som annars hade ställts vid ett skrivbord intill, och därför bör avstämningarna ligga som återkommande poster i bådas kalendrar från första veckan.

Boka in sociala möten och bygg relationer

Tillväxtverket lade sociala möten och fikapauser i de nyanställdas kalendrar under den digitala introduktionen, och de inbokade sociala mötena hjälpte Maria Backström att lära känna sina nya kollegor på kort tid. Hon sammanfattar: ”Det var en lyx att få en sådan genomtänkt introduktion. Att det är så uppstyrt gör att man snabbt kommer in i jobbet och gemenskapen. Det gick minst lika bra, om inte bättre, att göra det digitalt.”

De uppstyrda digitala mötena har också en jämlikhetseffekt. Publikts reportage om Tillväxtverket beskriver att samtalen i digitala möten blir mer uppstyrda, vilket ger alla en chans att komma till tals, och att det har gjort introduktionen mer jämlik. Det är ett skäl att boka in presentationsrundor och möten med nyckelpersoner som egna punkter i schemat: när ingen kan ta ordet vid kaffemaskinen måste varje person få en given plats i programmet.

Boka de sociala mötena som en återkommande serie över hela introduktionsperioden, inte bara under första veckan. Introduktionen är en av få processer där arbetsgivaren styr kontakterna och kan därför användas för att aktivt bygga relationer och samarbete.

Använd checklista och fördela ansvaret

En checklista förenklar arbetet med introduktion av nya medarbetare och beskriver mycket av det praktiska som behöver göras. Lunds universitet har en sådan checklista som kan skrivas ut och bockas av allteftersom aktiviteterna genomförs, och rekommenderar att den används som komplement till själva introduktionsprocessen. Checklistan bör omfatta både utrustning och behörigheter, administration, kalenderinbjudningar, utbildningar och de sociala mötena.

Introduktionen kan med fördel planeras på flera nivåer. Lunds universitet anger tre nivåer: en övergripande nivå för hela organisationen, en fakultets- eller motsvarande nivå och en arbetsplatsnivå. Processen är där uppbyggd i tre delar: ett inledande övergripande introduktionsprogram med onlineutbildningar och välkomstdag, en arbetsplatsintroduktion samt ett uppföljningssamtal med närmaste chef. Definiera också vem som räknas som ny medarbetare – hos Lunds universitet omfattar det nyanställda, personer som bytt funktion eller arbetsuppgifter inom organisationen och personer som har arbetsplatsen men inte är formellt anställda.

Fördela ansvaret så att varje moment har en ägare: HR för administration och det övergripande programmet, närmaste chef för mål, uppgifter och uppföljningssamtal, mentorn för det dagliga stödet och arbetsplatsen för de praktiska momenten. Internationella medarbetare behöver i viss mån mer information, framför allt vid arbetsplatsintroduktionen, och det övergripande introduktionsprogrammet finns på engelska för dem.

Följ upp och justera introduktionen

Uppföljningssamtal med närmaste chef är en av de tre delarna i Lunds universitets introduktionsprocess, och forskningsråden som Sunt Arbetsliv sammanställt lyfter fram att ge feedback och stöd för reflektion kring yrkesrollen. Lägg därför in flera samtal under de första 100 dagarna: ett tidigt samtal om det praktiska och om uppgifterna, ett kring yrkesrollen och prioriteringarna, och ett avslutande samtal om hur introduktionen fungerat.

Komplettera samtalen med en anonym utvärdering. Tillväxtverket följer upp sin introduktion genom att medarbetare anonymt får betygsätta den, och myndighetens uppföljningar visar att många delar den positiva bild som gruppchefen Maria Backström beskriver.

Använd resultaten för att justera tre saker inför nästa introduktion: innehållet, tempot och de digitala formerna. Om exempelvis mentorskapet upplevs ha kommit igång för sent, om de sociala mötena legat för tätt eller för glest, eller om utbildningarna om uppdraget borde flyttas tidigare – ändra i planen och i checklistan, inte bara i nästa enskilda introduktion.