Vad måste arbetsgivaren informera om vid nyanställning?

Kort svar: det här ska arbetsgivaren informera om

Enligt 6 c § lagen (1982:80) om anställningsskydd (LAS) ska arbetsgivaren ge arbetstagaren skriftlig information om alla villkor som är av väsentlig betydelse för anställningsförhållandet. Det gäller vid nyanställning, och informationen ska vara skriftlig – inte bara muntlig.

Kraven skärptes genom EU:s arbetsvillkorsdirektiv, som ersatte upplysningsdirektivet. Enligt Arbetsgivarverket trädde LAS-ändringarna i kraft den 29 juni 2022. SKAO sammanfattar ändringarna i tre punkter: arbetsgivaren ska lämna mer information, informationen ska ges snabbare och fler arbetstagare omfattas av informationsskyldigheten än tidigare.

Informationen ska lämnas skriftligt, och kan med fördel samlas i ett eget, daterat dokument i samband med att anställningen börjar.

Fördelar med skriftlig information vid nyanställning

Grunduppgifter om parterna och tjänsten

Informationen ska ange arbetsgivarens och arbetstagarens namn och adress, anställningens tillträdesdag och arbetsplats. Båda parters identitet och adress ska alltså framgå, inte bara arbetstagarens.

Saknas en fast eller huvudsaklig arbetsplats ska arbetsgivaren i stället informera om att arbetet utförs på olika platser, eller att arbetstagaren själv får bestämma sin arbetsplats. Det är relevant för mobila tjänster, distansarbete och uppdrag på växlande orter.

Informationen ska också innehålla en kort specificering eller beskrivning av arbetsuppgifterna samt yrkesbenämning eller yrkestitel.

Anställningsform, uppsägningstid och slutdatum

Arbetsgivaren ska informera om anställningen gäller tillsvidare, för begränsad tid eller som provanställning. Anställningsformen måste alltid anges skriftligt.

Vid tillsvidareanställning ska gällande uppsägningstider anges. Uppsägningstiden kan följa av både lag och kollektivavtal, och informationen ska visa vilka tider som faktiskt gäller för anställningen.

Vid anställning för begränsad tid ska informationen ange anställningens slutdag eller de förutsättningar som gäller för när den upphör. För tidsbegränsade anställningar utan bestämt datum – till exempel vikariat eller säsongsarbete – ska villkoren för upphörandet beskrivas i stället för en kalenderdag.

Villkor om övertid, utbildning, semester och avslut

Enligt SKAO omfattar informationsskyldigheten även vad som gäller vid övertids- eller mertidsarbete. Arbetstagaren ska i förväg känna till förutsättningarna för arbete utöver ordinarie arbetstid, särskilt vid deltidsanställningar där mertid kan bli aktuell.

Arbetstagaren ska också informeras om rätten till utbildning som arbetsgivaren tillhandahåller.

Informationen ska även omfatta längden på betald semester. Enligt 4 § semesterlagen har arbetstagaren rätt till tjugofem semesterdagar per semesterår, och enligt 3 § löper semesteråret från 1 april ett år till och med 31 mars påföljande år. Hur många betalda semesterdagar arbetstagaren faktiskt får beror dock på ålder och kollektivavtal, enligt Arbetsgivarverket – det är villkoren för just den anställningen som ska anges.

Slutligen ska informationen beskriva vad som gäller om anställningen avslutas av någon part – både när arbetsgivaren och när arbetstagaren tar initiativ till att den upphör.

När informationen ska lämnas och vem som omfattas

Viss information ska ges så snart som möjligt, men senast inom sju kalenderdagar från att arbetstagaren började arbeta. Annan information ska lämnas senast inom en månad. Arbetsgivaren behöver därför planera informationen i två steg och avgöra vilka uppgifter som hör till respektive frist.

Tidigare omfattades vissa grupper inte av informationsskyldigheten. Efter ändringarna ska alla arbetstagare informeras, oavsett anställningens längd. Även arbetstagare som annars är undantagna från LAS ska informeras, till exempel den som har företagsledande ställning eller en arbetstagare med lönebidrag. Dessa grupper omfattas nu av informationsskyldigheten men är fortsatt undantagna från övriga delar av LAS.

Arbetsgivarverket nämner också att det finns ytterligare information till arbetstagare som sänds utomlands.

Informationsskyldigheten gäller alltså även korta och tillfälliga anställningar som tidigare kunde falla utanför. Arbetsgivaren behöver en rutin som fångar upp varje nyanställning.

Tidpunkter för information vid nyanställning

Ny informationsskyldighet enligt LAS efter EU:s arbetsvillkorsdirektiv

Om arbetstagaren begär annan anställningsform eller sysselsättningsgrad

Om arbetstagaren begär en annan anställningsform eller högre sysselsättningsgrad ska arbetsgivaren enligt de nya reglerna lämna ett skriftligt motiverat svar. Svaret ska vara skriftligt och innehålla en motivering – inte bara ett muntligt besked om att begäran inte kan tillgodoses.

Det är en separat skyldighet från informationen vid nyanställning, men samma princip gäller: arbetstagaren ska få skriftligt besked om villkoren för och förändringar av anställningen.

Checklista att utgå från vid nyanställning

Parter: arbetsgivarens och arbetstagarens namn och adress. Tillträdesdag: datumet anställningen börjar. Arbetsplats: den fasta eller huvudsakliga arbetsplatsen, eller – om sådan saknas – en beskrivning av att arbetet utförs på olika platser eller att arbetstagaren själv bestämmer sin arbetsplats.

Tjänsten: kort specificering eller beskrivning av arbetsuppgifterna samt yrkesbenämning eller yrkestitel. Anställningsform: tillsvidare, begränsad tid eller provanställning.

Upphör att gälla: uppsägningstider vid tillsvidareanställning, respektive slutdag eller förutsättningarna för anställningens upphörande vid tidsbegränsad anställning.

Övriga villkor: vad som gäller vid övertids- eller mertidsarbete, rätt till utbildning som arbetsgivaren tillhandahåller, längden på betald semester och vad som gäller om anställningen avslutas av någon part.

Former och tider: informationen ska vara skriftlig, ges i två steg – senast inom sju kalenderdagar från att arbetet började respektive senast inom en månad – och omfatta alla arbetstagare oavsett anställningens längd.

Kompletterande rutin: säkerställ att ett skriftligt motiverat svar lämnas när en arbetstagare begär en annan anställningsform eller högre sysselsättningsgrad.