Uppföljning efter introduktionen: vilka frågor bör ni ställa?

Sätt upp vad uppföljningen ska svara på

Utgå från målen som sattes före introduktionen. Vad ska den nya medarbetaren kunna, veta och känna efter första tiden? Bestäm i förväg vad som ska vara uppnått vid bestämda tidpunkter under introduktionen: förståelse för rollen, kännedom om arbetsuppgifterna, kontaktnät på arbetsplatsen samt tillgång till nödvändiga verktyg och system. Gör varje mål till en fråga: Vad ska vara på plats, och vilken fråga avgör om det är det?

Frågorna ska kunna leda till beslut. Rollklarhet kräver frågor om förväntningar, befogenheter och kontaktvägar. Social integration kräver frågor om kollegor, fadder eller mentor och inkludering. Kunskapsmål kräver frågor om vilka arbetsuppgifter som fungerar och var stöd saknas.

Bestäm i förväg vilka beslut som är möjliga: fortsätta som planerat, sätta in extra utbildning, ändra arbetsuppgifter, byta fadder, förlänga introduktionen eller justera arbetsbelastningen.

Har medarbetaren kommit in i rollen och i gemenskapen?

Frågor om rollen: Förstår medarbetaren sina arbetsuppgifter? Vet hen vad som förväntas av hen? Har hen fått tillräcklig introduktion i de system och verktyg som används? Vet hen vem hen ska fråga om vad? Fråga också om något i rollen fortfarande känns otydligt eller svårt.

Frågor om gemenskapen: Har medarbetaren lärt känna sina närmaste kollegor? Har hen en fadder eller mentor? Känner hen sig inkluderad i arbetsgruppen? Hur fungerar kommunikationen med chefen? Följ upp med vad som faktiskt får hen att känna sig som en del av arbetsplatsen – inte bara om hen har träffat kollegor.

Frågor om praktiska förutsättningar: Har medarbetaren tillgång till nödvändiga verktyg, system och behörigheter? Har hen en fungerande arbetsplats? Vet hen var information finns och hur rutinerna fungerar? Koppla svaren till vad som kan åtgärdas direkt och vad som följs upp senare.

Vilka arbetsuppgifter fungerar – och var behövs stöd?

Fråga om resultat och aktivitet: Klarar medarbetaren de mest centrala arbetsuppgifterna? Vilka delar går bra? Var uppstår hinder? Hur ser arbetsbelastningen ut – är tempot rimligt? Finns det uppgifter som tar orimligt mycket tid eller som hen undviker?

Bryt ned upplevelserna per uppgift, vecka och stödform. Frågor: Vilken uppgift behöver mer träning? Vilket system är svårast att lära sig? Vilket stöd från chefen eller kollegorna saknas? Vad skulle göra medarbetaren självständig snabbare? Då blir uppföljningen underlag för beslut om utbildning, prioriteringar och arbetsbelastning.

Jämför med målen: Om målet var att klara en viss uppgift självständigt efter en bestämd tid, fråga om ni nådde dit. Om inte – vad saknades: kunskap, verktyg, tid eller stöd?

Vad säger medarbetaren om behov, förväntningar och hinder?

Utgå från medarbetarens egna behov och förväntningar. Frågor: Vilket stöd behöver du just nu? Vad är fortfarande otydligt? Vilka system eller verktyg saknar du? Vad har förvånat dig sedan du började? Vad hade du velat veta tidigare?

Fråga om rollen och ansvaret: Har du tillräckliga befogenheter för att göra ditt jobb? Finns motstridiga förväntningar från olika håll? Vilka delar av ansvaret är otydliga för dig? Anpassa frågorna till verksamheten och ställ öppna frågor, inte ja-eller-nej-frågor.

Efter introduktionen fortsätter behoven att förändras. Ställ därför frågor som fångar förändrat behov av stöd, kunskap och arbetsbelastning, och följ upp svaren löpande i stället för att bara göra en avstämning vid ett tillfälle. Fråga också vad medarbetaren själv behöver lära sig härnäst.

Hur uppfattar medarbetaren arbetsplatsen och sin roll jämfört med förväntningarna?

Jämför bilden som gavs före anställningen med hur medarbetaren upplever arbetsplatsen nu. Frågor: Stämmer bilden av arbetsplatsen och rollen? Hur uppfattas företagskulturen? Vad skiljer sig från det du förväntade dig? Vad är bättre än förväntat? Vad är sämre?

Fråga om arbetsgivarvarumärket ur medarbetarens perspektiv: Vad fick dig att tacka ja? Vilka alternativ övervägde du? Vad skiljer oss från dem, enligt dig? Vilket budskap från rekryteringen eller introduktionen stämde?

Koppla preferensfrågorna till vad medarbetaren faktiskt behöver för att trivas och stanna. Om bilden inte stämmer eller förväntningarna skiljer sig kraftigt, är det ett skäl att se över rollbeskrivning, introduktionsmaterial eller hur ni beskriver arbetsplatsen – inte bara ett kommunikationsproblem.

Vad avgör nöjdhet och fortsatt engagemang efter introduktionen?

Bygg uppföljningen kring frågor som: Hur nöjd är du med din roll? Hur nöjd är du med stödet från din chef? Hur nöjd är du med arbetsbelastningen? Skulle du rekommendera oss som arbetsgivare? Varför stannar du kvar – eller varför överväger du att lämna?

Dela upp nöjdheten i delar: arbetsuppgifterna, introduktionen, stödet från chefen, kollegorna, arbetsmiljön och möjligheten att utvecklas. Fråga vilken del som påverkar helhetsomdömet mest och vad som skulle få medarbetaren att fortsätta. Fånga också behov som ännu inte har tillgodosetts.

Använd svaren för att prioritera åtgärderna: Vilka hinder måste lösas för att medarbetaren ska komma in i rollen? Vilket stöd behövs från chefen? Vilken utbildning saknas? Fråga också: Vad behöver förändras för att du ska vilja stanna kvar och utvecklas här?

Nyckelindikatorer för lyckad introduktion

• Anledning att stanna kvar — Utveckling och samarbete

Vilka förbättringar och tester bör prioriteras härnäst?

Sammanställ uppföljningen i en lista över vad som bör ändras i introduktionen: information före start, första dagen, första veckan, fadderns roll, chefens uppföljning, åtkomst till system eller utbildning. Prioritera efter var i introduktionskedjan svagheten finns.

Välj insatser efter problem. Om medarbetaren förstår rollen men saknar verktyg: se över behörigheter och åtkomst till system. Om hen känner sig utanför: stärk fadderskapet och gemensamma aktiviteter. Om arbetsbelastningen är för hög: se över uppgifter och prioriteringar. Om kunskapen saknas: planera utbildning och uppföljning.

Bestäm vad ni vill förbättra och när det ska följas upp, till exempel vid återkommande uppföljningssamtal. Frågor före nästa insats: Vilken förändring förväntas lösa vilket problem? Hur vet vi om den fungerar? Vad gör vi om den inte gör det?